Materiálové hospodářství (MM)

Modul materiálového hospodářství zahrnuje kromě zpracování průběhu nákupu i funkce skladové evidence. Efektivní funkce modulu MM vychází z udržovaných kmenových dat materiálů, surovin, zboží a služeb, záznamů dodavatelů a odběratelů a záznamů o cenových a dalších obchodních ujednáních.

Materiálové hospodářství obsahuje následující základní funkce:

• Nákup
• Optimalizace nákupu
• Vedení zásob
• Likvidace faktur
• Plánování materiálových potřeb – materiálové dispozice
• Inventura
• Řízení skladu – regálové zakladače
• Nákupní informační systém
• Controlling zásob

Nákup

Zahrnuje veškeré činnosti spojené s přípravou nákupu až po fázi uzavření objednávky - kupní smlouvy.

Evidence zásob

Evidence zásob se zabývá množstevním a hodnotovým vedením zásob materiálu. Všechny procesy evidence zásob probíhají v reálném čase, takže je vždy zobrazen skutečný stav zásob. Uživatel má tedy v každém okamžiku přehled o aktuálních zásobách materiálu.

Pro každý materiál lze sledovat nikoliv pouze zásoby, které jsou na skladě, nýbrž i zásoby, které jsou zatím pouze objednány, dále zásoby, které jsou sice na skladě, ale jsou již rezervovány pro zákazníka, zásoby, které procházejí kontrolou jakosti, zásoby, které jsou zablokovány atd.

Pokud má být zásoba materiálu rozdělena podle dílčích množství, může být každé takové dílčí množství označeno šarží. Tyto šarže jsou v celkové zásobě materiálu vedeny samostatně. Zvláštní zásoby od zákazníků a od dodavatelů (např. konsignační zásoby, havarijní zásoby) jsou rovněž evidovány samostatně. 

Množstevní a také hodnotová aktualizace se provádí automaticky při zadání pohybu materiálu. Vznikající materiálové doklady mají i účetní část (pokud to má věcný smysl), ve které se přímo účtuje pomocí automatického účtování na účty hlavní knihy.

Pohyby materiálu v evidenci zásob můžeme rozdělit na:

• příjem materiálu na sklad s možností odkazu na objednávku nebo výrobní zakázku, tisk příjemky
• výdej materiálu ze skladu s možností odkazu na rezervaci materiálu, výrobní zakázku, odběratelskou zakázku, tisk výdejky
• přeúčtování materiálu z materiálu na materiál, z jednoho druhu zásob na jiný druh, ze skladu na sklad, ze závodu na závod, tisk dokladu

Likvidace faktur

Likvidace faktur zahrnuje zadání a kontrolu faktur dodavatelů. Při likvidaci faktur jsou faktury dodavatelů porovnány s objednávkou a příjmem materiálu a jsou kontrolovány v trojím pohledu - věcném, cenovém a množstevním. V rámci MM má likvidace faktur následující úkoly:

• ukončení procesu pořizování materiálu - od požadavku na objednávku přes nákup až po příjem materiálu
• zpracování faktur, které nevznikají v oblasti pořizování materiálu (např. služby, zúčtování výloh, náklady na semináře, atp.)
• zpracování dobropisů, buď jako storna faktur nebo jako rabaty

Do oblasti likvidace faktur však nepatří platby nebo vyhodnocení faktur, příslušné informace jsou předávány jiným oddělením. Likvidace faktur tak vytváří spojení mezi materiálovým hospodářstvím a účetnictvím (finanční účetnictví, účetnictví investičního majetku a nákladové účetnictví).

Plánování materiálových potřeb

V rámci materiálového hospodářství se nastavují dispozice řízené spotřebou, které by bylo vhodné použít pro některé režijní materiály. Na základě údajů o minulých a plánovaných spotřebách je možno optimalizovat objednací a pojistné hladiny pro jednotlivé materiály.

Inventura

Systém umožňuje tři druhy inventur:

• k pevnému dni
• namátkovou
• cyklickou

Inventura se typicky skládá ze tří kroků:

• příprava inventury - vyhotovení inventarizačních seznamů, zablokování materiálů k účtování běžných obratů, tisk inventarizačních seznamů
• načítání inventurních stavů - sčítání fyzických stavů, jejich zaznamenání do seznamů a jejich zavedení do systému
• vyhodnocení inventury - možnost dodatečného sčítání stavů u vybraných materiálů včetně nového inventarizačního seznamu, zaúčtování inventarizačních rozdílů