Na přehled článků v této sérii se můžete podívat zde.

1. Aleši, projekt Aplikační podpora nákupu byl Tvůj první implementační projekt, kterého ses účastnil? 

Jednalo se o první projekt takového rozsahu. Mé předchozí zkušenosti byly s testováním a nasazením dílčích aplikací a pomocných SW, které jsme v minulosti částečně využívali pro vybrané činnosti v rámci nákupního procesu.  

Na projekt APN jsem se velmi těšil a chtěl jsem být jeho součástí, takže jsem si řekl o účast v něm, neboť z předchozí praxe s využíváním a obsluhou původního nákupního SW jsem věděl, že pro efektivní vedení týmu je znalost systému a částečná operativní podpora nákupčích velkým benefitem pro všechny strany. 

2. Co Ti projekt dal a co vzal mimo to, že jsi musel být 2x týdně v Praze a vstávat velmi, velmi, brzy? 

Vezmu to od konce – každotýdenní brzké vstávání kolem 4 hod ranní a následných 300 km do Prahy bylo opravdu náročných… No ale když jste se nechtěli přestěhovat na Moravu, tak mi nic jiného nezbylo .

Projekt mi dal zcela nový pohled na věc. Měl jsem možnost sledovat velkou část úprav a vývoje aplikací a podílet se na jejich testování v praxi, poskytovat první zpětné vazby a podílet se na dílčích úpravách, což se v konečném efektu projevilo jako velmi přínosné. 

A co mi vzal? – vzal mi každý týden 2 pracovní dny pravidelných nákupních činností, které jsem ale za odměnu mohl dohnat po večerech na hotelu. V době projektu jsem již vedl menší nákupní útvar, což s sebou neslo každodenní činnosti pojící se s připomínkováním dokumentaci pro výběrová řízení, řízení cenových jednání a ke konci roku, v době finišování s projektem nastala i velká řada osobních vyjednávání s dodavateli. 

3. Vidíš jinak práci v systému, když jsi byl u jeho implementace? 

No tak to budu upřímný … musím ji vidět jinak, neboť mé představy na začátku, stejně jako představy mých kolegů z nákupu, byly zcela odlišné. Domnívali jsme se, že „náš“ za 15 let „vymazlený“ systém překlopíme jen do nové grafiky a v podstatě naše činnosti povedou jen k jeho dalšímu povýšení a automatizaci. Velké prozření! 

Rozvoj systému nebyl aktuálním tématem. Bylo potřeba připravit a nastavit nový systém tak, aby co nejvíce odpovídal stávajícím zavedeným nákupním procesům a ty se pokusit optimalizovat. Důležité také bylo dostat systém do maximální uživatelské pohody, aby nákupčí měli zachovaný maximální standard a mohli provádět všechny operace, na něž byli zvyklí. Bylo mi jasné, že pouhá školení a seznámení se s novým prostředím a obsluhou budou pro ně velmi náročná, natož tak zásadní redesign některých procesů.  

A právě má účast v projektu a “znalost“ systému mi následně dala možnost být průvodcem novým systémem pro část kolegů. 

4. Je nějaký proces nebo oblast, která Tě v systému zaujala víc něž ostatní a jaký byl důvod? 

Bavilo mě vše okolo poptávek – mám prostě rád tu aktivní část nákupu, vyjednávání a soutěžení, takže tady jsem se našel. Byly to činnosti jak okolo CP, tak i navazující operace v návazném systému Ariba – byť to byla velmi náročná práce, tady jsem se cítil nejlépe. 

A také redesign vybraných nákupních operací a navržení pracovních postupů v návaznosti na standardní možnosti systému – mou oblíbenou kategorií je oblast ECM. Ale zde musím jedním dechem dodat, že kolegy jsem začleněním ECM do každodenní práce se systémem moc nepotěšil. Přestože se jedná ve své podstatě o jednoduchou aplikaci, kde lze velmi efektivně pracovat a řídit si jednotlivě i hromadně úlohy a dokumenty bez vzájemného omezování, samotné nastavení a tvorba „šablony“ pro tyto operace je trošičku nepřehledná – ale i zde jsme našli cestu vzorové šablony, která nákupčím může výrazně zjednodušit jejich činnosti.  

5. V rámci projektu se vše točí okolo systému? Co zákulisí nákupu? 

Jak to říct … bylo to krušné. Většina nákupčích vnitřně bojovala s novým systémem a bylo velmi obtížné vysvětlovat, že něco zatím nejde, nebo to nyní musíme provádět jinak. Naštěstí se za první rok využívání podařilo systém díky kolegům podpory a ICT i díky našemu implementačnímu partnerovi výrazně pozvednou a přiblížit ho ke standardu, na který jsme byli již zvyklí. Musím říct, že jsem tím velmi mile překvapen, neboť v mém laickém pohledu na věc to v začátku projektu vůbec takto nevypadalo a v některých okamžicích převládala i skepse. Určitě se najdou i dnes kolegové, kteří budou stále na nový systém láteřit, neboť tak zásadní změna jim udělala velký problém ve zvycích a zavedené rutinní práci. Víme to i my, že vše není dokonalé – cloudové prostředí a standardy systému nám dělají v nákupním procesu někdy trochu problémy, ale my to zvládneme. Systém nám stále přináší nové výzvy, se kterými se snažíme vypořádat, někdy hůř, někdy lépe, ale v globále ta pozitiva převládají. 

Děkuji za velmi zajímavý a inspirující pohled 

Petra Terbrová