1) Považování řízení kategorií za administrativu, nikoli za strategii

Mnoho organizací stále považuje správy kategorií za sourcing – činnost zaměřenou na zadávání výběrových řízení, vyjednávání a dosahování krátkodobých úspor. Tento přístup omezuje rozvoj společnosti, protože odděluje rozhodnutí o kategoriích od obchodních cílů, jako je kontinuita dodávek, udržitelnost nebo růst.

Výzkum naznačuje, že řízení kategorií je již vnímáno jako významný nástroj pro vytváření hodnoty: v průzkumu mezi 430 vedoucími pracovníky se zavedení/zlepšení řízení kategorií umístilo na čtvrtém místě mezi oblastmi, na které se zaměřují pro zvýšení hodnoty nákupu (18,6%), za úsporami nákladů (39,8 %) a snižováním rizik (37,9 %).

Řešení: Oddělení správy kategorií od sourcingu, ale zachování jejich úzké provázanosti. Řízení kategorií by mělo stanovit dlouhodobý směr: segmentaci, formování poptávky, strategii dodavatelského trhu a postoj k riziku. Sourcing pak realizuje cestu na trh, která nejlépe odpovídá strategii kategorie.

Jak to vypadá v praxi: manažeři kategorií pracují napříč funkcemi (finance, provoz, kvalita, udržitelnost) a budují spolupráci s dodavateli, aby včas identifikovali příležitosti a rizika – nejen za účelem vyjednávání ceny.

2) Nedostatečné investice do digitalizace pro řízení kategorií

Když se týmy pro správu kategorií spoléhají na ruční sběr dat a analýzu založenou na tabulkách, tráví příliš mnoho času vytvářením přehledu výdajů a příliš málo času jeho využíváním k řízení rozhodnutí. Digitální nástroje jsou důležité, protože umožňují konzistentní data, lepší analytiku, rychlejší plánování scénářů a hladší interní spolupráci.

Ve výzkumu uvedlo 40,2% vedoucích pracovníků, že řízení kategorií je hlavním hnacím motorem digitální transformace v oblasti nákupu (hned za uživatelskou zkušeností s 42,6% a před mobilními řešeními s 31,4%).

Řešení: Považujte správu kategorií za užívatelský proces, nikoli za proces založený na tabulkách. Mezi priority obvykle patří přehledná klasifikace výdajů, sjednocená data o dodavatelích a smlouvách, analytika pro prognózy a signály rizik .

Digitalizace funguje nejlépe v kombinaci s integrovaným modelem řízení, který zajišťuje, že strategie kategorií jsou prováděny, sledovány a v průběhu času vylepšovány.

Jednoduchý lakmusový test: pokud vaše nejlepší poznatky o kategoriích závisí na několika jednotlivcích, kteří vědí, kde se data nacházejí, nemáte systém správy kategorií – máte institucionální paměť.

3) Nezvyšování kvalifikace lidí, kteří spravují kategorie

Společným jmenovatelem většiny zlepšení je talent. S rozšiřováním kategorie managementu o rizika, odolnost a udržitelnost se mění profil dovedností: vedoucí kategorií potřebují obchodní prozíravost, vliv na zainteresované strany, porozumění trhu, analytické schopnosti a dovednosti v oblasti vztahů s dodavateli.

Vedoucí pracovníci identifikovali mezery v technologických dovednostech (40%), znalostech kategorií (37%) a řízení rizik (31%) – což je jasný signál, že se rozšiřují požadované schopnosti. Na otázku, co je zapotřebí ke zlepšení správy kategorií, byla nejčastěji vybírána odpověď „větší využívání digitálních technologií“ (41,6%), následovaná schopností identifikovat rizika a příležitosti v kategoriích (35,8 %).

Řešení: vytvořte promyšlený program rozvoje schopností pro týmy správy kategorií. Výzkum poukazuje na praktický seznam toho, co musí manažeři kategorií umět:

• Porozumět obchodním plánům a strategiím a uvažovat v termínech obchodních výsledků.
• Spolupracovat s obchodními partnery a komunikovat v jejich jazyce.
• Porozumět celkovému trhu dodavatelů.
• Identifikovat rizika a příležitosti v kategoriích, aby přinesli přidanou hodnotu nad rámec dodavatelů první úrovně.
• Navazovat partnerské vztahy s dodavateli, kteří jsou klíčoví pro dosažení cílů.
• Zahrnout cíle udržitelnosti/ESG a prosazovat změny v celém dodavatelském řetězci.

Praktický reset: otázky, které prověří váš přístup

Pomocí těchto otázek můžete rychle posoudit, v čem je vaše schopnost správy kategorií nejsilnější a kde je naopak nejslabší:

• Jak vnímáme správu kategorií dnes: jako podporu nákupu nebo jako parametr podnikové strategie?
• Jak efektivně týmy pro jednotlivé kategorie vytvářejí a realizují strategie pro dané kategorie – a jak konzistentní je tento proces napříč kategoriemi?
• Kolik času trávíme sběrem dat a kolik z toho je manuální práce?
• Jak dobře analyzujeme data a přeměňujeme je na měřitelné příležitosti pro rozvoj podnikání?
• Máme v kategoriovém týmu správné dovednosti a plán na odstranění nedostatků?
• Co nám brání v plném využití potenciálu kategorie managementu?

Závěr: přejděte od rychlých výher (quick wins) k trvalému zdroji hodnoty

Správa kategorií se vyplatí, pokud je považována za dlouhodobou obchodní schopnost: řízenou strategií, podporovanou digitálními technologiemi. Výše uvedené tři chyby jsou běžné, protože odrážejí způsob, jakým dříve fungovalo zadávání veřejných zakázek. Jejich náprava nespočívá v použití jediného nástroje nebo iniciativy, ale spíše ve změně provozního modelu – od transakčního sourcingu k řízení hodnoty podniku.

Zdroj: Three mistakes Procurement makes in category management

Celý report si můžete stáhnout níže.