Cíle, výzvy a příležitosti

• Nahrazení tištěných faktur fakturami elektronickými.
• Zajištění elektronického podpisu na fakturách včetně odesílaných příloh.
• Umožnit monitorování komunikace se zákazníkem.

Implementované řešení

• Zajištění elektronického výstupu faktury ve formátu PDF včetně příloh (různé formáty – TXT, TIF, JPEG, PDF, DOC, XLS, PPT).
• Přílohy nedílnou součástí výstupu faktur v PDF.
• Opatření PDF dokumentu elektronickým podpisem.
• Zaslání podepsaného jednoho PDF dokumentu mailem odběrateli.
• Řízení odesílání dokumentů přes standardní objekty SAP ERP (zprávy a podmínky zpráv, adresy a partnerské role.)

Provozní benefity

• Rychlá návratnost vložených investic.
• Úspora nákladů na papír, tisk, obálky a poštovné.
• Úspora času zaměstnanců na zajištění odeslání faktury a příloh.

Ing. Dagmar Šefčíková, MBA, finanční ředitelka, Synthesia, a.s., řekla:

„Elektronický podpis faktur výrazně přispěl k urychlení činností vykonávaných v rámci procesu fakturace. Ubylo práce s kompletací faktur a příloh do obálek a zápisy do knih pošty.

Jako velikou výhodu vnímám nízké náklady na implementaci a významnou úsporu v nákladech na tisk papírových výstupů a poštovném. Když jsme posílali papírové faktury, tak se zákazníci, kteří mívali problémy se včasnou úhradou vymlouvali, že jim faktura nepřišla. To se od té doby, co faktury posíláme elektronicky, vůbec nestává.

Počáteční nedůvěra v elektronické faktury úplně zmizela, od kolegů jsem zatím neslyšela, že by něco nefungovalo.“