Elektronický podpis přehledně a jednoduše pomocí služby DocuSign

DocuSign Vám usnadní elektronické podepisování dokumentů v prostředí SAP systémů. Podporovaná je nativní integrace s řešením SAP Ariba Contract Management, pomocí rozhraní API je možná integrace na systémy SAP ERP nebo S/4HANA.

16. července 2021

Co je DocuSign?

DocuSign je certifikovaná služba, splňující podmínky nařízení eIDAS, nabízející rychlý a komfortní způsob elektronického podepisování dokumentů. Podporována je ve 44 jazycích včetně češtiny.

Jak probíhá elektronické podepisování dokumentů?

Příprava dokumentu k podpisu – smluvní strana, která připravuje znění smlouvy, se přihlásí do aplikace DocuSign, nahraje dokument (či dokumenty), který má být podepsán. Následně zadá podepisující osoby / příjemce, pořadí podepisujících osob, jejich role a určí místa v dokumentu k podpisu, případně doplní další informace jako průvodní dopis nebo stanovenou lhůtu pro podepsání dokumentu. Jakmile je dokument připraven, může být odeslán k podpisu.

Elektronické podepsání dokumentu – příjemci, kteří byli v dokumentu, obdrží e-mailovou výzvu s odkazem na aplikaci DocuSign. Při prvním přihlášení si uživatel v aplikaci zvolí svůj podpis – může využít předkreslený návrh, nebo se podepíše vlastnoručně s využitím mobilního zařízení a jeho komponent (myš, dotykový displej, touchpad…). Po podpisu dokumentu všemi zúčastněnými stranami jsou všichni informováni e-mailem a dokument je uložen v elektronické podobě v DocuSign, včetně podrobného auditního protokolu.

DocuSign lze nativně integrovat s kontrakty v prostředí SAP Ariba Contract Management. Po vytvoření podpisové úlohy v prostředí SAP Ariba Contract Management je uživatel přesměrován do aplikace DocuSign, kde při prvním přihlášení potvrdí souhlas s autentizací. Po udělení souhlasu se všechny budoucí podpisové úlohy směrují automaticky do aplikace DocuSign. Podepisující osoby, které uživatel definuje v prostředí SAP Ariba, jsou o dokumentu k podpisu notifikovány e-mailem, z kterého se proklikem dostanou přímo do dokumentu v aplikaci DocuSign a připojí svůj elektronický podpis. Podepsané dokumenty se automaticky ukládají do SAP Ariba Contract Management, čímž je zajištěn hladký průběh celého smluvního procesu v digitální podobě.

Díky DocuSign API mohou být službou DocuSign elektronicky podepisovány také doklady v ostatních systémech, například v SAP ERP nebo S/4HANA.