Schvalovací procesy v nákupních řešeních SAP Ariba Procurement

Schvalovací procesy v řešeních SAP Ariba Procurement snadno a rychle určí správný směr – co, kdo a jak bude schvalovat.

27. října 2021

Řešení SAP Ariba Procurement obsahují soubor předdefinovaných schvalovacích procesů, které mohou administrátoři použít jako základ pro tvorbu vlastních pravidel. Funkčnost a správnost nastavení lze před jeho aktivací velmi jednoduše a prakticky otestovat na dokladech.

Pro každý typ dokladu se vytváří diagram pravidel – definují se podmínky a akce, které systém provede při jejich splnění. Podmínka může např. stanovit, že pokud bude nákupní požadavek obsahovat položky spadající do materiálové skupiny IT hardware, do schvalování bude zařazen IT manager. V neposlední řadě se definují schvalovatelé.

Typy schvalovatelů:

jednotlivý uživatel,
uživatelská skupina,
seznam uživatelů a skupin,
uživatelé definovaní na základě atributů v dokladech, např. odpovědní schvalovatelé za nákladová střediska apod.

Grafické znázornění schvalovacího toku

Typy schvalování:

Sériové – schvalování v řadě, kdy uživatelé jsou notifikování o dokladu na schválení až po jeho schválení předchozím schvalovatelem; grafické znázornění je horizontální (viz obrázek, schvalovatelé A a B).
Paralelní – schvalovat může více osob najednou bez závislosti na jiných schvalovatelích, graficky je znázorněné ve vertikále (viz obrázek, schvalovatelé C a D).

Schvalovatelé jsou o dokladu na schválení notifikováni e-mailem. Požadavky mohou schvalovat nebo zamítat. Na základě kritérií změnových pravidel, které jsou součástí schvalovacího procesu, mohou doklady ve schvalování i upravovat. Změnová pravidla určují rovněž vliv takových úprav na schvalovací workflow – tok může zůstat neovlivněn, může dojít k jeho opětovnému generování nebo je vyžadováno opětovné schválení předchozími schvalovateli.

Schvalovací proces

Mimo schvalovatelů může být do procesu zařazen i uživatel v roli tzv. sledujícího. Sledující je notifikován o průběhu schvalování, v aplikacích má přístup k dokladům, ale na rozdíl od schvalovatelů nemůže požadavky schvalovat ani zamítat.

Schvalovatelé mají možnost delegovat pravomoc ke schvalování na jiné uživatele, např. v případě své nepřítomnosti během dovolené apod. Řešení umožňují také nastavit snadnější formu schvalování přes e-mail nebo pomocí mobilní aplikace SAP Ariba Procurement.

Uvedená správa workflow je platná pro řešení SAP Ariba Catalog, SAP Ariba Buying, SAP Ariba Buying and Invoicing, SAP Ariba Invoice Management a SAP Ariba Contract Invoicing.