Generační obměna nákupního systému Skupiny ČEZ

Skupina ČEZ, jedna z největších společností v České republice a jedna z předních energetických skupin působících v Evropě, se rozhodla s ohledem na blížící se termín ukončení podpory stávajícího nákupního systému zrealizovat jeho generační obnovu, a k tomuto náročnému projektu přizvala společnost con4PAS, předního poskytovatele konzultačních služeb v oblasti nákupních procesů.

10. června 2024

Po implementaci nového nákupního řešení a více jak pěti měsících od zahájení a jeho používání zhruba 9000 zaměstnanci nastal vhodný čas zhodnotit proběhlé změny. Než se však zaměříme na zhodnocení, ohlédneme se, jak šel čas s digitalizací nákupních procesů.

Historické okénko:

Skupina ČEZ od roku 2008 používala jednotný nákupní systém SAP SRM. Systém pokrýval procesy jako strategického nákupu (P2S – procure to source), tak operativního nákupu (P2P – procure to pay), včetně elektronické komunikace s dodavateli.

V roce 2013 proběhlo sloučení nákupních útvarů jednotlivých dceřiných společností do divize Nákup v mateřské společnosti ČEZ, a. s. Útvar nákupu jako “center of excellence” začal poskytovat nákupní služby 16 společnostem Skupiny ČEZ a později také 4 společnostem náležících do Skupiny Severočeských dolů. V průběhu let docházelo k rozvoji systému, cesta digitalizace byla rozjetá na plný plyn.

Níže je přehled nejvýznamnějších milníků v digitální transformaci.

V rámci útvaru Nákup ve Skupině ČEZ působí i tým Procesní a metodické podpory, který se podílí významnou měrou na plynulém a efektivním chodu celého nákupního systému a poskytuje i „oporu“ uživatelům a dodavatelům.

Jak ustát změnu informačního systému bez ztráty kytičky.

Skupina ČEZ na své digitální cestě prošla množstvím zkušeností v oblastí implementace systémů, nasazováním a rolováním nových funkcionalit, tak i rozvojem elektronické komunikace s dodavateli. V rámci vyhodnocení zkušeností nastartovala novou etapu generační obměny, do které zakomponovala poučení z předchozích let.

Projektová příprava:

V rámci celkové strategie Generační Obměny systémů Skupina ČEZ rozhodla vybrat opět řešení z rodiny SAP. U nákupního systému bylo rozhodnuto nahradit řešení SAP SRM řešením SAP S/4 HANA for Central Procurement – nejmodernějším řešením, které podporuje centralizované řízení v rámci následujících scénářů:

centrální požadování,
centrální nákup,
centrální řízení smluv,
centrální výběr dodavatelů.

Pro elektronickou komunikaci s dodavateli bylo vybráno řešení SAP Ariba:

SAP Ariba Guided Sourcing (publikování RFx a aukcí vyžadující elektronické podávání nabídek dodavatelů),
SAP Ariba Supplier Lifecycle and Performance (nástroje pro snadnou a rychlou registraci dodavatelů a jejich následnou správu v cloudovém prostředí,
SAP Ariba Network (elektronická výměna dokladů s dodavateli).

Projektová realizace:

Realizace náhrady nákupního systému SAP SRM probíhala v rámci dvou souběžných projektů:

první projekt se zaměřil na implementaci centrálního nákupního systému (SAP S/4 HANA for Central Procurement (9/2022–1/2024) s integrací na 4 návazné SAP ERP a 1 návazný SAP S/4 HANA systém,
druhý projekt (3/2023–1/2024) se koncentroval na elektronickou komunikaci s dodavateli prostřednictvím řešení SAP Ariba.

Pro zdárný průběh nákupních projektů byla postavena strategie opírající se o následující pilíře, které se osvědčily již v rámci přechozích projektů:

I. Interní komunikace byla od začátku důležitým faktorem. Do projektu byli zapojení klíčoví nákupčí z odborných útvarů. Od první projektové schůzky byla velmi silná a zřetelná podpora nejvyššího vedení, která působila motivačně na všechny členy projektového týmu.

II. Postupná implementace – předávání funkcionalit k testům bylo realizováno průběžně pomocí tzv. funkčních balíčků (ucelené funkcionality), aby byl dostatek času na zajištění profesionálních kapacit z odborných útvarů k jejich ověření.

Aleš Skřítecký, vedoucí útvaru NS pro LC kot, ods, stroj., hodnotí zapojení nákupních útvarů do projektů následovně:

„Spolupráce nákupních útvarů na ověření systému dle reálných postupů, které bylo s ohledem na velkou spoustu testovacích scénářů časově velmi náročné, stejně jako možnost věcné diskuse vedoucí k přizpůsobení celého systému skutečným nákupním činnostem a procesům prováděných ve Skupině ČEZ, byla velmi přínosná z důvodu minimalizace problémů souvisejících s kontinuálním přechodem a s úspěšným zvládnutím implementace nového nákupního systému. Současně tato spolupráce umožnila efektivnější předávání informací, pracovních postupů a zkušeností ostatním nákupčím v rámci jednotlivých běhů školení, což rovněž přispělo k eliminaci výpadků nákupních činností a úspěšnému přechodu na nový nákupní systém.

III. Průběžné testování a kontrola kvality – Testovací scénáře pro jednotlivé funkční balíčky byly rozděleny mezi členy týmu. Evidence chyb včetně aktuální statistik byla dostupná v každém okamžiku projektovému vedení i nejvyššímu vedení. Zároveň probíhala i průběžná kontrola kvality nastavení i realizovaného zákaznického vývoje.

Zkušenosti s testováním celého projektu vnímá projektová manažerka dodavatele Petra Terbrová takto:

„Skupina ČEZ měla jedinečný, vstřícný, expertní realizační tým, práce na projektu byla díky tomu potěšením. I v nelehkých chvílích se nevytrácelo pozitivní myšlení všech členů týmu. Samotné nasazení systémů bylo předurčeno k úspěšnému zvládnutí, navzdory úskalím, která se v průběhu vyskytla a bez kterých se nikdy ani sebeúspěšnější projekt neobejde.“

IV. Zapojení uživatelů (zaměstnanců) - po celou dobu projektu byla vytvářena informační kampaň, aby zaměstnanci byli informováni o plánovaných změnách. Na konci roku 2023 probíhala po dobu šesti týdnu intenzivní školení ve všech lokalitách tak, aby nákupčí se v dostatečném předstihu mohli seznámit s novými systémy. Souběžně probíhaly paralelně dva turnusy školení, v rámci jedno turnusu bylo vždy školeno 25 nákupčích. Zpracovány byly i detailní uživatelské dokumentace.

Jak zpětně vidí hektický předvánoční čas spojený s proškolením všech nákupčích ve Skupině ČEZ Andrea Hesová Dubská, vedoucí útvaru procesní a metodická podpora:

„Kolegové z nákupu se nám velmi intenzivně zapojili do školení, aktivně zvládli práci v nových systémech a jejich proaktivní přístup byl milým zakončením realizační fáze, a i hezkým předvánočním dárkem pro všechny členy projektového týmu. Byly to vlastně první zpětná vazba o tom, že práce projektového týmu byla kvalitně odvedena.“

V. Zapojení dodavatelů – na konci roku 2023 a začátkem roku 2024 probíhaly summity s dodavateli, na kterých byli dodavatelé seznámeni s funkcionalitou nového řešení i podmínkami použití. Během velmi krátké doby, a to necelých dvou měsíců se podařilo zaregistrovat první vlnu dodavatelů, která obsahovala více jak 1 500 dodavatelů. K rozsáhlé registraci přispěl i fakt, že registrace je zcela zdarma a proces jejího dokončení je velice jednoduchý.

Samotné řešení je pro dodavatele intuitivní a snadno uchopitelné. Velkou přidanou hodnotou je, že dodavatelé nepotřebují investovat do své infrastruktury a integrace.

Nové nákupní systémy v akci:

Rozsah nakupovaného sortimentu ve Skupině ČEZ má enormní variabilitu od paliva do jaderných reaktorů, přes údržbu stávajících výrobních zdrojů, výstavbu nových výrobních zdrojů, HW do datového centra až po ochranné pomůcky (OOPP) a běžné kancelářské vybavení. Ve zkratce skupina ČEZ nakupuje „vše“. Roční statistika nákupních dokladů je neúprosná.

V rámci přípravy produktivního provozu byly do nového nákupního systému migrovány aktivní doklady. Migrace se týkala několika desítek milionů záznamů včetně souvisejících příloh, což byl rovněž nelehký a časově velmi náročný úkol.

Nákupní proces byl spuštěn v lednu 2024. Od první chvíle plně fungoval celý proces P2P. Samozřejmě nějaké „mušky“ se objevily, a to zejména pak v cloudovém prostředí systému SAP Ariba Guided Sourcing, kdy publikování RFx a aukcí nebylo zcela připraveno pro české prostředí a objem transakcí. I tam se však podařilo problémy zvládnout a řešení mohlo být plně využíváno.

První měsíce provozu nových systémů daly „zabrat všem“ jak útvarům Nákupu, tak kolegům z Procesní a metodické podpory, kolegům z ČEZ ICT včetně dodavatele con4PAS. Přestože systémy byly stabilní, tak změna přinesla náročné období pro všechny zaměstnance, překonat obavy ze změny a zvyknout si na něco nového přináší samo o sobě obavy a nervozitu a pokud se změna týká 9 000 uživatelů, tak je nasnadě, že rozsahem se jedná o takovou malou nákupní revoluci.

Hodnocení změn pohledem ředitelky nákupu Barbory Dvořákové velmi výstižně shrnuje následující vyjádření a je pěknou tečkou za téměř dvouletým úsilím celého projektového týmu:

„Projektový tým pracoval na plné obrátky, dodavatel con4PAS byl spolehlivým partnerem po celou dobu realizace, s povděkem kvituji jeho vstřícný a flexibilní přístup, který jsme docenili hlavně po náběhu systémů, kdy bravurně dovedl podpořit kolegy v rámci nákupní procesů, tak i v rámci technických a integračních záležitostí. Kolegové z nákupu se rychle vyrovnali s novým prostředím a nákupní procesy se již opět dostaly do zajetých kolejí. Původní systém pro podporu nákupu jsme budovali postupně 16 let, nyní jsme se dostali na obdobnou úroveň funkčního rozsahu. Ve velmi krátké době se nám podařilo navázat elektronickou komunikaci s téměř 2 tis. dodavateli v rámci SAP Ariba řešení a plánujeme napojení dalších skupin dodavatelů. Nyní se zaměřujeme na další rozvoj, který by měl zejména podpořit ještě vyšší automatizaci procesů a bez papírovou komunikaci.“